Kuidas kaasata konsultanti, et sellest ka kasu oleks?


Vabasektor on hakanud järjest aktiivsemalt kaasama oma töösse organisatsioonivälist kompetentsi. Väga paljude arenguprotsesside edukaks läbiviimiseks läheb vaja suuremas või väiksemas mahus konsultandi tuge. KÜSK on koguni koostanud vabasektoriga töötavate konsultantide nimekirja, mida nad plaanivad jooksvalt ka täiendada.

Samas olen paljude käest kuulnud, et konsultandi kaasamine ei ole nii lihtne kui tundub. Tulemusliku koostöö saavutamine on omaette kunst. Seetõttu panin kirja mõned näpunäited, millega võiks konsultantide kaasamisel arvestada ning mis võiks aidata koostööd tulemuslikumaks teha.

nr1Sõnasta selgelt, milleks Sul konsultanti vaja on

Kui oled jõudnud selgusele, et välise kompetentsi kaasamine on organisatsioonile vajalik, siis järgmisena tasub sõnastada konkreetne ülesanne, mida konsultandil lahendada tuleb. Kuigi see võib esmapilgul tunduda lihtne, siis tegelikkuses on ühiselt mõistetavate eesmärkide kaardistamine ja sõnastamine suhteliselt keeruline protsess.

Konsultant loob väärtust koostöös kliendiga. Selge ning mõlemapoolne eesmärkidest arusaamine on selle koostöö esimene eeldus.

Eesmärgistamisega ei tasu kiirustada: äärmiselt oluline on saada, mida täpselt Sa konsultandilt ootad ning temalgi on tähtis mõista, mis on oodatud töö tulemus. Kuigi selline eesmärkide sõnastamine tundub lihtsa ja loogilise tegevusena, peab kahjuks tõdema, et tihti jääb see lõpuni läbi mõtlemata.

nr2Lepi kokku ajaplaan

Tööprotsessi pikkus on asjaolu, mille puhul kliendi ja konsultandi arvamus väga tihti lahku läheb. Loomulikult eeldab klient seda, et töö tehakse võimalikult kiiresti valmis. Seda võib mõista: kuna konsultandi tasud on enamasti tunnipõhised, siis soov vähema kuluga tulemus kätte saada on loomulik.

Konsultandi seisukohast võib samuti aru saada: tema huvi on süveneda kliendi antud ülesandesse maksimaalselt ning luua parim võimalik lahendus.

Nagu näha, on osapoolte huvid projektile kuluva aja suhtes täiesti vastupidised. Selleks, et töö käigus erimeelsusi vältida, leppige kohe alguses kokku, milline on töö ajaplaan. Uuri, millised on need vaheetapid, mida peate enne eesmärgi saavutamist läbima ning millal on olulised kontrollpunktid.

Olles olnud nii tellija kui ka konsultandi rollis, pean siin oluliseks märkida, et ajagraafiku paikapanemisel tasub ühtlasi arvestada ootamatu töömahuga. Ehk teisisõnu, töö käigus võib selguda, et asjaolude sunnil peab konsultant tegema midagi, mis ei olnud algses plaanis (ja ka hinnakalkulatsioonis) ette nähtud. See võimalus tasuks juba alguses üle rääkida. Hea tava on see, et kui töötundide arv suureneb väikeses mahus (näiteks 10%–15%) ning on tingitud eelkõige konsultandi ebatäpse töömahu ennustuse tõttu, siis lisakulusid see kliendile kaasa ei too. Samas kui töömaht suureneb vägagi suurel määral ning seda põhjustab näiteks mõni osapooltest mittesõltuv asjaolu, siis tähendab see ühtlasi seda, et konsultandile tuleb tema töö eest rohkem maksta.

See, kuidas täpselt sellises olukorras käitutakse ja kuidas tööplaani muudatustes kokku leppimine käib, võiks olla jutuks juba lähteülesande täpsustamise ajal.

nr3Usalda konsultanti, aga mitte pimesi

Konsultandi teenuseid kasutajate seas on palju neid, kes langevad äärmustesse: nad kas usaldavad oma konsultanti täiesti pimesi, ei süvene tema töö käiku ning lasevad tal tegutseda omapäi, lootes tema kompetentsile. Teised aga kontrollivad iga tema sammu, küsivad vahearuandeid töö kohta ja soovivad väga aktiivselt kaasa rääkida igas etapis. Reaalsus on see, et mõlema äärmuse puhul üldjuhul pettutakse töö tulemuses.

Nagu juba eelpool mainitud, on konsultandi töö edukuse eelduseks mõlemapoolne panus kogu protsessi käigus. Sealjuures on mõlemal osapoolel oluline meeles pidada, et konsultant on oma valdkonna asjatundja, aga organisatsiooni- ja tegevusvaldkonnakeskne kompetents on eelkõige kliendil. Ainult neid kahte kokku pannes on võimalik saavutada maksimaalne töötulemus. Seega parim võimalik viis tulemuse saavutamiseks on kogu protsessiga kaasas olemine, olles sealjuures avatud uuenduste ettepanekutele.

Siinjuures kutsuks ma kolleege üles jagama klientidele oma soovitusi. Mida saaksid konsultanti palkavad organisatsioonid omalt poolt teha, et töö tulemus võiks olla veelgi parem?

One Reply to “Kuidas kaasata konsultanti, et sellest ka kasu oleks?”

Lisa oma kommentaar

Täida nõutavad väljad või kliki ikoonile, et sisse logida:

WordPress.com Logo

Sa kommenteerid kasutades oma WordPress.com kontot. Logi välja /  Muuda )

Google+ photo

Sa kommenteerid kasutades oma Google+ kontot. Logi välja /  Muuda )

Twitter picture

Sa kommenteerid kasutades oma Twitter kontot. Logi välja /  Muuda )

Facebook photo

Sa kommenteerid kasutades oma Facebook kontot. Logi välja /  Muuda )

Connecting to %s